Organizar un evento es todo un reto para muchas empresas. Son tantos los temas de los que hay que ocuparse que es normal que alguno se escape.
Y casi siempre, ese que se escapa, es de los más importantes.
¿Qué te parece si te damos algunos tips para que eso no ocurra? Si sigues los puntos que vamos a explicar a continuación, tu evento será todo un éxito.
No importa del tipo que sea, ¡saldrá fetén!
Los eventos de empresa son una oportunidad única para captar clientes, fidelizarlos o cohesionar equipo y potenciar la cultura del negocio.
Tipos de eventos de empresa
Como decíamos, existen diferentes tipos de eventos de empresa. Y, antes de pasar a explicar cómo organizar un evento, conviene que los conozcas.
Según su finalidad, podemos distinguir entre:
- Evento para captar clientes. El primer tipo que encontramos es aquel en el que la empresa busca captar nuevos clientes. Normalmente estas actividades están diseñadas para llamar la atención de los asistentes, aportar un determinado valor y lanzar una oferta relacionada para potenciar dicho valor. Son eventos válidos para cualquier sector: desde formación hasta la venta de productos físicos. Si quieres conseguir clientes en este tipo de eventos, a la hora de lanzar tu oferta es importante que ofrezcas un gancho único a los asistentes. Esto hará que los interesados quieran aprovechar la oportunidad.
- Evento para fidelizar clientes. Otro tipo de evento es aquel que se celebra para fidelizar a los clientes que ya tiene la empresa. Por ejemplo, imagina que se trata de una empresa que ofrece un software de contabilidad y decide celebrar un evento para mostrar las nuevas funcionalidades del mismo. En dicho evento, además de mostrar las nuevas características, se puede ofrecer una prueba gratuita. De este modo, si realmente son útiles, muchos optarán por contratarlas.
- Evento para empleados. Por último, antes de explicar cómo organizar un evento, es preciso mencionar aquellos que se diseñan especialmente para los empleados de una empresa. Estos pueden ser de carácter formativo, estratégicos o de resultados. Los primeros están dirigidos al aprendizaje de nuevas competencias, los segundos a la definición de la estrategia de la empresa de forma conjunta y los terceros a comentar los logros de la misma durante el año que termina.
Cómo organizar un evento empresarial
Si ya tienes claro el tipo de evento que quieres organizar, veamos qué pasos debes dar para que todo salga a pedir de boca.
Estas pautas son válidas para cualquiera de las opciones o tipo que elijas.
¡Te resolvemos todas las dudas sobre cómo organizar un evento de empresa!
1) Define tus objetivos
Lógicamente antes de dar cualquier otro paso es fundamental que decidas qué tipo de evento vas a celebrar. Pero, además de eso, deberás fijar tus objetivos.
Por ejemplo, si es un evento para captar clientes, un objetivo podría ser lanzar un nuevo producto o servicio, dar a conocer tu marca o generar ventas.
Si se trata de un evento de fidelización de clientes, siguiendo el ejemplo anterior, el objetivo podría ser ofrecer nuevas funcionalidades de un software.
Y en el caso del evento para empleados o equipo, un objetivo podría ser organizar los departamentos, repartir nuevas responsabilidades, fomentar el trabajo en equipo…
Así que si quieres saber cómo organizar un evento empresarial, primero define tu objetivo.
2) Establece un presupuesto
Otro de los puntos iniciales a considerar es el presupuesto disponible. Este determinará en gran medida todo lo demás, especialmente el lugar y las actividades que incluyas.
Fijar un presupuesto te ayudará a no llevarte sorpresas de última hora o a no tener que gastar más dinero del que pensabas inicialmente.
Cuando estableces un presupuesto con antelación, todo lo que haces se va ajustando a él.
3) Determina el lugar y fecha
El siguiente paso sobre cómo organizar un evento tiene un peso relevante. Hablamos de determinar el lugar y la fecha.
Sobre la fecha, si se trata de un evento para captar o fidelizar clientes, te recomendamos que no coincida con eventos de otras empresas. Y si es un evento para empleados, lo ideal es que no coincida con vacaciones, es importante que estén en él la mayor parte del equipo.
Respecto al lugar, la sala que alquiles deberá reunir una serie de requisitos para que sea cómoda, pero además, funcional y te permita desarrollar tu evento sin tener que buscar demasiados servicios extra. Por ejemplo, algunos aspectos importantes son:
- Capacidad. Este aspecto va a condicionar el número de personas que podrán asistir a tu evento. ¿Has pensado en cuántos asistentes vas a tener? Si ya lo tienes, deberás elegir una sala en la que quepan todos.
- Iluminación. Para que el programa se desarrolle correctamente, la iluminación juega un papel clave. Esta activa los cerebros y hacen que los asistentes estén más despiertos que con una luz tenue.
- Recepción. Si estás buscando información sobre cómo organizar un evento, es importante mencionar que necesitarás contar con una recepción de asistentes. Hay lugares en que este servicio está incluido, no lo tienes que hacer tú.
- Catering. En caso de que vayas a ofrecer algún tipo de comida, si el lugar ya tiene catering, te ahorrarás un buen trabajo.
- Mobiliario. Además de lo anterior, debes fijarte que el mobiliario sea cómodo y esté en perfectas condiciones. Esto hablará mucho de tu marca.
- Conexión a internet. Otro elemento que vas a necesitar con los tiempos que corren es una buena señal WiFi. Pregunta para que luego no te lleves sorpresas.
- Cafetería. Estaría bien que, aunque hubiera catering, el lugar del evento también tuviera cafetería. De este modo los asistentes podrán acercarse a ella si lo desean.
- Medios audiovisuales. Y por último, comprueba que disponen de medios audiovisuales modernos y compatibles con tus dispositivos.
Todas nuestras salas incluyen estos servicios. Si estás pensando en organizar un evento, escríbenos y te contamos más.
4) Desarrolla el programa
¿Ya tienes el lugar? Comienza a preparar la escaleta del evento. Lo ideal es que tengas planificado todo lo que va a ocurrir en cada minuto, así como el contenido que vas a ofrecer a los asistentes.
Como recomendación, te diríamos que facilites el programa con antelación a las personas que vayan a tu evento. Siempre les gusta saber qué se van a encontrar.
5) ¿Habrá patrocinadores o ponentes?
En cualquiera de los tipos de eventos puedes incorporar patrocinadores o ponentes, aunque en el caso de los patrocinadores, si se trata de un evento de equipo es menos habitual.
Sea como sea, los patrocinadores te ayudarán con el presupuesto del evento y los ponentes enriquecerán el programa.
En eventos formativos, los ponentes son una pieza crucial. Elígelos bien.
6) ¿Qué recursos necesitarás?
Otro de los puntos a mencionar a la hora de explicar cómo organizar un evento es la preparación del material o recursos que se vayan a usar en él.
Por ejemplo, si vas a repartir hojas de ejercicios o información sobre algún tema o nuevo servicio, es importante que lo tengas previsto y lo prepares con antelación.
7) Promociona tu evento
Por último, cuando vayas a celebrar un evento de captación o fidelización de clientes, deberás promocionarlo para conseguir asistentes.
Un modo de hacerlo es a través de instagram. Si tienes un perfil, puedes publicar de manera orgánica o hacer publicidad para dar visibilidad a tu evento.
Recuerda aclarar que las plazas son limitadas, pues dependerán de la capacidad de la sala.
En CWO tenemos salas de diferentes capacidades, ¡pregúntanos!
Hasta aquí nuestro breve resumen sobre cómo organizar un evento. Esperamos que te haya servido y, sobre todo, que si vas a organizar un evento, salga todo redondo.
