Si eres de esas personas que tienen la agenda llena de reuniones, ánimo, estamos contigo.
Estarás de acuerdo con nosotros en que es más agotador tener dos reuniones en una mañana que trabajar de forma intensa durante cinco horas sin parar.
No sabemos qué tienen las reuniones que nos dejan KO.
Y si encima son de esas que se alargan más de la cuenta y de las de que no se obtienen conclusiones ninguna, la cosa empeora.
Por suerte, no todas son así. Las hay que van al grano, son productivas y además duran el tiempo establecido ¡ni un segundo más!
A continuación, te dejamos algunos tips para que esta sea la tónica de todas tus juntas a partir de ahora.
¡Veamos ejemplos de reuniones de trabajo!
Las tres características clave de una reunión efectiva son: la organización, el tiempo y el espacio.
Tipos de reuniones de trabajo
Para lograr una elevada productividad, primero debes entender que existen varios tipos de reuniones de trabajo.
Cada una tiene un objetivo o finalidad. Y conviene conocerlas para saber qué tipo de temas tratar en cada una de ellas.
Así que, empecemos:
- Reuniones diarias. Son las más cortas y se celebran todos los días. Por lo general, antes de empezar las horas de trabajo. En ellas se planifican las tareas diarias, los objetivos, se valoran los progresos y se celebran los logros. Un momento de unión para el equipo que también sirve como vía de motivación.
- Reuniones semanales. Estas reuniones son un poco más largas, oscilando los 45 minutos y 1 hora. Si se celebran a principio de semana, sirven para fijar las metas a siete días vista; mientras que, si son a final de semana, otorgan una retrospectiva de los logros. Aquí se emiten comunicados más importantes y cambios relevantes.
- Reuniones mensuales. Planificar los objetivos a nivel mensual requiere de una visión a futuro impecable. Por eso, quienes las organizan deben hacerlo con tiempo, siendo a su vez reuniones más duraderas que las anteriores. Lo más común es que se lleven a cabo por departamentos.
- Reuniones anuales. Al terminar el año, se realiza un repaso de todos los éxitos, fracasos y objetivos por cumplir. Son una reunión especial y muchas empresas prefieren buscar un lugar ajeno a las oficinas para su celebración. Al terminar, se suelen acompañar de una fiesta.
¿Conocías esta diferenciación? ¡Ahora seguro que sabrás en qué reunión colocar cada tema!
Características de las reuniones de trabajo efectivas
Por otro lado, para que las reuniones de trabajo sean efectivas, estas deben obedecer a tres aspectos clave. Estos son:
- Organización. Haz un listado de los temas a tratar. Crea una presentación que mantenga la atención de los trabajadores. En definitiva, organízate y todo saldrá a pedir de boca.
- Horarios fijos. No importa el tipo de reunión de trabajo que sea: respeta los horarios. Esto dará una visión de profesionalidad a tu equipo y, además, evitará que la gente se disperse más de la cuenta.
- Un espacio apropiado. El espacio en el que se celebra la reunión lo es todo. Una sala que anime a la concentración y cuente con todo el material necesario: mesas, pantallas, proyector, pizarra… ¡Es lo más! ¿Por qué no alquilas tu sala en Ontinyent ahora?
Estas tres características de las reuniones de trabajo efectivas son como la piedra filosofal.
No te van a convertir en inmortal, pero si le darán mucha vida a tu negocio.
Por cierto, nuestras salas son superchulas y acogedoras. Vente a celebrar reuniones con tu equipo o clientes como todo un profesional.
Ejemplos para inspirarse y tomar nota
Ahora que ya hemos explicado cómo realizar reuniones de trabajo efectivas, la pelota está en tu tejado.
Sácale jugo a cada segundo del día y no lo desperdicies en juntas inútiles.
Pero ¿qué hay de los ejemplos que te íbamos a compartir? Tranqui, aquí los tienes.
Vas a ver que son ejemplos de reuniones de trabajo que puedes aplicar a tu negocio fácilmente. Y que te van a servir para clasificarlas en función de las necesidades a tratar.
Come on!
Reuniones de equipo informativas
Uno de los ejemplos de reuniones de trabajo más comunes son las reuniones de equipo informativas.
En estas celebraciones, todos se unen para compartir cierta información concreta.
Muchos negocios están en la continua búsqueda de la innovación y la expansión de horizontes. Por eso, son ocasiones perfectas para la formación sobre temas concretos o seminarios.
Asimismo, actúan de puesta al día sobre los principales progresos de la empresa.
Pueden ser reuniones diarias, semanales o incluso mensuales. ¡Todo depende de cuánto quieras informar a tu plantilla!
Reuniones estratégicas
Los planes estratégicos de los proyectos marcan el camino a seguir en el futuro inmediato y a largo plazo. Por eso, estamos ante uno de los ejemplos de reuniones de trabajo más relevantes.
Cuando ya se ha puesto en marcha un plan concreto, realizarlo al pie de la letra puede ser una odisea. En estas reuniones, se repasa la estrategia para asegurar que todo sigue el camino correcto.
El uso de los datos protagoniza este tipo de eventos. Da igual si se celebran para evaluar el desempeño, revisar los logros y problemas o realizar informes. En todos los casos, se analizan datos reales y veraces.
Eso sí, aquí no se debe medir el progreso en sí mismo. Se debe medir si se están realizando las acciones adecuadas.
Reuniones creativas
Cerramos los ejemplos de reuniones de trabajo dejando volar la imaginación. ¡Las reuniones creativas son las más divertidas de todas!
Aquí nos reunimos con el departamento correspondiente para lanzar nuevas ideas a la empresa. ¡Un poquito de brainstorming nunca viene mal!
Este tipo de reuniones tienen dos fases diferentes:
- Divergencia. ¡Todo vale! Durante este momento no hay que pensar en si la idea es buena: tenerla ya es suficiente. Es un buen momento para hacer preguntas y tratar de llegar a sus respuestas. Una solución para un problema, sirva o no, es una idea.
- Convergencia. Te sorprenderías con todos los disparates que se pueden llegar a comentar en la fase de divergencia. Ahora toca pasar todas estas ideas por un filtro y llegar a ideas concretas. Una vez todos estén de acuerdo, la reunión creativa habrá terminado.
¿Conocías estos ejemplos de reuniones de trabajo?
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